Crear una ficha técnica de un producto puede parecer una tarea simple, pero es mucho más que una hoja con especificaciones. Este documento es clave para garantizar la calidad, seguridad y cumplimiento normativo, especialmente en sectores como cosmética, química, alimentos o farmacéutica.
Sin embargo, muchas empresas cometen errores que pueden generar confusión, sanciones o pérdida de confianza por parte del cliente. Aquí te contamos los 7 errores más comunes y cómo puedes evitarlos.
Error 1: No detallar correctamente la composición del producto
Uno de los elementos más críticos de una ficha técnica es la composición. Muchas veces, se omiten ingredientes o componentes clave, especialmente cuando no son obligatorios legalmente.
Esto puede traer problemas si el producto debe cumplir normativas específicas o si hay un reclamo por parte del consumidor.
Evítalo así: incluye todos los ingredientes, incluso los que se consideran “inertes” o con función secundaria. En sectores como cosmética o química, este paso es obligatorio por normativas como el REACH o INCI.
Error 2: Omitir normativas específicas del mercado
Cada país tiene sus propios requisitos. Lo que es obligatorio en la UE puede no serlo en América Latina… y viceversa.
Evítalo así: adapta tus fichas técnicas al país en el que se comercializa el producto. Por ejemplo, en México es clave tener en cuenta la NOM-050-SCFI-2004, mientras que en Perú o Colombia las exigencias pueden variar según el sector.
Error 3: Redactar en lenguaje técnico sin claridad
Una ficha técnica debe ser clara para todo tipo de lector. Usar lenguaje demasiado técnico sin explicaciones puede dificultar su comprensión.
Evítalo así: combina precisión técnica con claridad. Usa términos que sean entendibles para proveedores, distribuidores, inspectores y consumidores, cuando corresponda.
Error 4: No actualizar la ficha técnica cuando cambia el producto
Muchas empresas crean una ficha técnica y la olvidan. Pero si se modifica la formulación, el proveedor o incluso el envase, el documento debe actualizarse.
Evítalo así: revisa y actualiza tus fichas técnicas regularmente. Cada cambio debe documentarse con una nueva versión fechada y archivada.
Error 5: Ignorar los aspectos de seguridad
En productos químicos o cosméticos, es obligatorio incluir información sobre seguridad: pictogramas, frases
H y P, compatibilidad de uso, etc.
Evítalo así: asegúrate de incluir siempre la sección de seguridad si aplica. Si tienes que generar una FDS (Ficha de Datos de Seguridad), esta debe complementarse con la ficha técnica.
Error 6: No incluir datos sobre trazabilidad
Una ficha técnica debe permitir rastrear el producto: origen de los componentes, lote, fecha de fabricación, etc.
Evítalo así: añade campos como código de lote, proveedor de materias primas y fechas clave en el ciclo de vida del producto.
Error 7: Gestionar fichas manualmente o con múltiples versiones sin control
Cuando se usan archivos de Excel, Word o PDF sin control centralizado, se corre el riesgo de trabajar con versiones desactualizadas o incompletas.
Evítalo así: utiliza un software de gestión de fichas técnicas que permita tener un repositorio centralizado, con control de versiones y acceso por permisos.
En DWIT puedes automatizar este proceso. Descubre más aquí: Software para la gestión de fichas técnicas
Evitar estos errores puede ayudarte a mejorar la calidad de tu documentación, evitar sanciones y aumentar la eficiencia de tu equipo técnico y de calidad.
En DWIT, ayudamos a empresas de diferentes sectores a optimizar la creación, actualización y gestión de sus fichas técnicas de productos.¿Quieres saber cómo funciona nuestro sistema?
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