7 recomendaciones clave para mejorar tus fichas técnicas de producto

Crear una ficha técnica de un producto puede parecer una tarea simple, pero es mucho más que una hoja con especificaciones. Este documento es clave para garantizar la calidad, seguridad y cumplimiento normativo, especialmente en sectores como cosmética, química, alimentos o farmacéutica.

Aunque no siempre existen obligaciones legales específicas, sí hay buenas prácticas ampliamente aceptadas que pueden ayudarte a evitar confusiones. Aquí te compartimos 7 recomendaciones clave para mejorar tus fichas técnicas.

1. No detallar correctamente la composición del producto

Uno de los elementos más críticos de una ficha técnica es la composición. Muchas veces, se omiten ingredientes o componentes clave, especialmente cuando no son obligatorios legalmente.

Esto puede traer problemas si el producto debe cumplir normativas específicas o si hay un reclamo por parte del consumidor.

Evítalo así: incluye todos los ingredientes, incluso los que se consideran “inertes” o con función secundaria. En sectores como cosmética o química, este paso es obligatorio por normativas como el REACH o INCI.

2. Omitir normativas específicas del mercado

Cada país tiene sus propios requisitos. Lo que es obligatorio en la UE puede no serlo en América Latina… y viceversa.

Evítalo así: adapta tus fichas técnicas al país en el que se comercializa el producto. Por ejemplo, en México es clave tener en cuenta la NOM-050-SCFI-2004, mientras que en Perú o Colombia las exigencias pueden variar según el sector.

3. Redactar en lenguaje técnico sin claridad

Una ficha técnica debe ser clara para todo tipo de lector. Usar lenguaje demasiado técnico sin explicaciones puede dificultar su comprensión.

Evítalo así: combina precisión técnica con claridad. Usa términos que sean entendibles para proveedores, distribuidores, inspectores y consumidores, cuando corresponda.

4. No actualizar la ficha técnica cuando cambia el producto

Muchas empresas crean una ficha técnica y la olvidan. Pero si se modifica la formulación, el proveedor o incluso el envase, el documento debe actualizarse.

Evítalo así: revisa y actualiza tus fichas técnicas regularmente. Cada cambio debe documentarse con una nueva versión fechada y archivada.

5. Incluye aplicaciones y usos recomendados del producto

Muchas fichas técnicas se limitan a la composición, pero no explican para qué sirve el producto o cómo debe utilizarse. Incluir recomendaciones de uso, condiciones ideales o limitaciones ayuda a evitar errores y mejora la experiencia del cliente o distribuidor

6. Estandariza el formato y estructura de todas tus fichas

Una ficha técnica debe ser fácil de leer y seguir un formato homogéneo. Si cada área o producto tiene su propio diseño, se pierde tiempo y aumentan los errores. Define una plantilla clara y uniforme: secciones fijas, orden lógico, tipografía legible y diseño limpio.

7. Gestionar fichas manualmente o con múltiples versiones sin control

Cuando se usan archivos de Excel, Word o PDF sin control centralizado, se corre el riesgo de trabajar con versiones desactualizadas o incompletas.

Evítalo así: utiliza un software de gestión de fichas técnicas que permita tener un repositorio centralizado, con control de versiones y acceso por permisos.

En DWIT puedes automatizar este proceso. Descubre más aquí: Software para la gestión de fichas técnicas

Evitar estos errores puede ayudarte a mejorar la calidad de tu documentación, evitar sanciones y aumentar la eficiencia de tu equipo técnico y de calidad.

En DWIT, ayudamos a empresas de diferentes sectores a optimizar la creación, actualización y gestión de sus fichas técnicas de productos.¿Quieres saber cómo funciona nuestro sistema?
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