La creación de fichas técnicas con herramientas como Word o Power Point es el método más utilizado para muchas empresas. Normalmente, estas son creadas por el equipo comercial, sin pasar por marketing ni diseño, convirtiéndose en documentos puramente informativos para fines internos, como por ejemplo, el área logística.
No obstante, con el paso del tiempo y la llegada de los e-Commerce, estas fichas técnicas, se han convertido en fichas técnicas comerciales, ideales para presentar un producto a los consumidores.
Esto supone que no vale sólo poner las características técnicas de este: peso, tamaño, fragilidad, uso, método de transporte…, sino que es esencial remarcar sus características, funcionalidades, ventajas… Convirtiéndolas en una potente herramienta de venta para que el potencial cliente pueda hacerse una idea del producto sin necesidad de verlo físicamente.
Un trabajo más laborioso y que no sólo implica el equipo comercial, sino el de calidad, marketing y diseño, provocando que herramientas como Word o Power Point sean poco eficientes y generando la necesidad de poseer un software específico para su creación.
Software para la creación de fichas técnicas, la mejor solución para una elaboración fácil, rápida y eficiente
Cuando una tarea o proyecto tiene que pasar por varios departamentos, implica:
- Cientos de versiones
- Que cada departamento quiera aportar su visión
- Que dependiendo la versión de la herramienta, otro departamento no pueda abrir el proyecto o tarea
- Reuniones interminables entre departamentos
- …
Una manera poco eficiente de trabajar si no se hace con las herramientas adecuadas. Imagínate lo que pasa con una ficha técnica…
El departamento de marketing, conjuntamente con el comercial, definen al buyer persona y tienen que crear textos comerciales que ayuden a generar interés sobre el producto y consigan venderlos. Por tanto, aquí ya se generan varias versiones entre departamentos.
Un proyecto entre equipos, pero que si no se trabaja con las herramientas adecuadas, no se puede fomentar el trabajo colaborativo. Es decir, hay una falta de comunicación evidente que puede generar errores y relantizar los procesos, generando cuellos de botella entre la creación y validación del proyecto, que termina conllevando a un intercambio infinito de documentos, con cientos de versiones, que pueden perderse por el camino. Y todo esto, provoca que no se valide el archivo correcto.
Trabajando con un software específico en la nube eso no pasa.
¿Por qué trabajar con un software específico para la creación de fichas técnicas?
Trabajar con un software significa:
- Tener toda la información en una única plataforma.
- Trabajar de forma colaborativa y en tiempo real en un mismo espacio.
- Tener una única versión de la ficha técnica que se va actualizando a medida que se van haciendo cambios.
- Poder trabajar todos los departamentos a la vez sin molestarse.
- Validarlo desde la misma plataforma, obviando el envío interminable de correos y evitando reuniones constantes.
- Notificar los cambios de forma automática.
- Poder recuperar las versiones anteriores en un solo clic, viendo los cambios realizados.
- Convertir tus fichas técnicas en un catálogo de ventas online donde recopilar todos tus productos. Una herramienta ideal para el equipo de ventas.
- Control de versiones y trazabilidad de la creación del documento; sabes quién ha creado qué y cuándo lo ha modificado.
- Control de los envíos, el cliente siempre tiene el documento actualizado gracias a la automatización.
Una manera mucho más eficiente y ágil de trabajar mejorando la comunicación y evitando la pérdida de información entre departamentos.
Y todo esto es lo que te permite hacer un software como Dwit, crear, diseñar y compartir fichas técnicas no sólo de manera interna, sino directamente con tus clientes para que estén al día de tus novedades. Una herramienta muy intuitiva que permite crear, publicar y compartir tus fichas técnicas con tu público de manera eficaz y ordenada.
Evita los cuellos de botella, agiliza tus procesos y unifica el trabajo de tus departamentos en una única plataforma, completamente adaptada a tus otras herramientas de trabajo como tu ERP.
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