10 errores comunes al gestionar fichas técnicas en tu empresa

En sectores como alimentos, cosmética, farmacéutica o manufactura, la ficha técnica no es un simple documento: es una herramienta vital para garantizar calidad, cumplimiento y seguridad. Sin embargo, en muchas empresas de Latinoamérica, aún se cometen errores frecuentes en su elaboración y gestión.

Estos errores no solo comprometen la operatividad del negocio, sino también su reputación y cumplimiento ante entidades regulatorias como COFEPRIS (México), INVIMA (Colombia), DIGESA (Perú) o AEMPS (España).

A continuación, te contamos los 10 errores más comunes que vemos a diario en empresas de la región, y cómo puedes evitarlos.

Lista de errores comunes:

1. Usar formatos distintos en cada área:

Uno de los errores más repetidos es que cada área maneja sus propias versiones de fichas técnicas: calidad tiene una, producción otra, marketing una distinta.

Esto genera versiones contradictorias, confusión interna y errores operativos. Imagina que un lote se fabrica con información desactualizada porque alguien consultó una ficha antigua.

Cómo evitarlo: Utiliza una plataforma centralizada como DWIT que permita una sola ficha técnica viva, con control de acceso y visibilidad para todas las áreas involucradas.

2. No tener una única fuente de verdad

Guardar fichas en carpetas de red, emails o documentos impresos es una receta para el caos. Si no sabes cuál es la versión válida, el riesgo aumenta: desde errores de etiquetado hasta incumplimiento normativo.

Según la ECHA, mantener documentación técnica actualizada y accesible es esencial para cumplir normativas europeas, algo que muchas industrias están comenzando a exigir también en LATAM.

Recomendación: Establece un repositorio único, con backups automáticos, versiones controladas y trazabilidad completa.

3. No actualizar la ficha al cambiar ingredientes, proveedores o procesos

¿Cambiaste un ingrediente? ¿Tu nuevo proveedor tiene una especificación distinta? Si no lo reflejas en la ficha técnica, estás creando un desajuste entre lo que produces y lo que declaras.

Esto puede derivar en reclamos de clientes, multas o sanciones por incumplimiento. Además, impacta en etiquetado, logística, y hasta marketing.

Lee también: ¿Qué debe incluir una ficha técnica?

 4. No definir responsables por línea o producto

¿Quién tiene la última palabra sobre una ficha técnica? ¿Quién aprueba un cambio? ¿Quién actualiza? Muchas veces no hay una respuesta clara.

Sin responsables definidos, los cambios se pierden o se implementan sin validación. Esto genera problemas en cadena.

Solución práctica: En DWIT puedes definir responsables por ficha, producto o categoría, y activar flujos de validación interna.

5. Ignorar normativas locales y sectoriales

Cada país en Latinoamérica tiene sus propios requisitos. Por ejemplo:

• En México, la COFEPRIS regula ingredientes permitidos, leyendas obligatorias y declaración nutrimental.
  
• En Colombia, el INVIMA exige información técnica clara y específica para productos sanitarios.
  
• En Perú, la DIGESA tiene lineamientos específicos para alimentos y cosméticos.
  

6. Fichas con exceso o falta de información

Tan malo es tener fichas incompletas como fichas sobrecargadas de datos irrelevantes. Ambas afectan la toma de decisiones y dificultan el uso práctico del documento.

Por ejemplo, una ficha técnica para un shampoo debe incluir pH, alérgenos, y datos de seguridad, pero no necesariamente el historial comercial del proveedor.

DWIT permite personalizar las fichas por sector, tipo de producto y requerimientos regulatorios, usando plantillas inteligentes.

7. No tener historial de versiones ni trazabilidad

¿Sabes qué versión se usó para un lote producido hace 6 meses? ¿Puedes identificar quién modificó la ficha y por qué?

Sin historial de versiones, la trazabilidad se rompe y se complica cualquier auditoría o reclamo.

En DWIT cada cambio se guarda con fecha, usuario y motivo, para que puedas auditar todo el ciclo de vida del producto.

8. Seguir usando Excel o papel para fichas técnicas

Aún muchas empresas en la región gestionan sus fichas con Excel o archivos físicos. Si bien esto puede funcionar en etapas iniciales, no es escalable ni seguro.

Con Excel no puedes controlar accesos, validar datos, ni automatizar flujos. El riesgo de error humano es altísimo.

Recomendado: Ventajas de digitalizar tus procesos técnicos

9. No vincular las fichas a otros procesos de la empresa

La ficha técnica impacta en muchas áreas: calidad, producción, compras, logística, etiquetado y hasta ventas.

Si no hay integración, se duplican tareas, se repiten errores y se pierde agilidad. Por ejemplo, si la ficha no está integrada a tu sistema de etiquetas, podrías imprimir datos incorrectos en lote.

DWIT permite integración entre módulos de almacén, logística y etiquetado, asegurando consistencia en toda la cadena.

10. No contar con un software especializado

Hoy más que nunca, la tecnología es clave. Las empresas que no digitalizan sus procesos técnicos pierden eficiencia, competitividad y cumplimiento.

¿Cometes alguno de estos errores en tu empresa?

En DWIT ayudamos a empresas en toda Latinoamérica y Europa a mejorar sus procesos técnicos, garantizar cumplimiento y escalar sus operaciones.

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