Quién debe diseñar las fichas técnicas: ¿departamento comercial o el departamento técnico?

Algunas empresas, a la hora de crear sus fichas técnicas comerciales, se encuentran en una encrucijada, ¿quién debe crearlas, el departamento comercial o departamento técnico? Esta pregunta es más frecuente de lo que nos imaginamos, puesto que ambos departamentos aportan información esencial y relevante sobre el producto. 

Entonces, ¿por qué no trabajar de forma alineada y conjunta? No necesariamente las fichas técnicas tienen que estar diseñadas por el departamento comercial exclusivamente o por el departamento técnico, sino que ambos departamentos pueden trabajar en ellas. 

Es un poco lo que sucede con el departamento de ventas y marketing. Muchas empresas lo distinguen como dos departamentos totalmente diferenciados, cuando en realidad el uno sin el otro es muy difícil que consigan los objetivos establecidos. 

Funciones del área de calidad

En un mercado cada vez más globalizado y exigente, las empresas necesitan mantener unos estándares de calidad elevados. Garantizar la calidad no sólo es una cuestión de normativa, sino que significa incrementar la satisfacción de los clientes, accionistas y empleados, logrando que la organización sea más competitiva. 

El departamento de calidad y el departamento técnico son los encargados de verificar el cumplimiento de los objetivos y política de empresa a lo que a calidad se refiere. Es decir, se encarga de verificar que los productos y servicios cumplen con las exigencias de la empresa y su normativa, pero también con las expectativas del usuario final.  

Sus principales funciones son: 

• Aplicar la norma ISO 9001 de la Organización Internacional para la Estandarización, mediante la cual se establecen los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad de las organizaciones
• Determinar y dar seguimiento a los parámetros de calidad (que deben ser medibles y cualificables) para asegurar un nivel de calidad óptimo en la producción y entrega de los productos y/o servicios. 
• Participa activamente en los procesos de innovación y mejora continua de la empresa, garantizando que se respeta la normativa vigente. 
• Realiza análisis de riesgo y gestiona los programas de inspección de la calidad. 
• Forma al resto de empleados para que conozcan, entiendan y apliquen los criterios de calidad. 

Funciones del departamento comercial 

Tal y como su nombre indica, el departamento comercial es el encargado de vender los productos o servicios de una empresa. Su misión es establecer unos objetivos de venta y crear estrategias para conseguirlos. El departamento comercial debería estar conformado por el equipo de ventas y el equipo de marketing. De esta manera, sus esfuerzos se vuelven más efectivos y la comunicación entre ellos fluida. 

Sus principales funciones son: 

• Conocer perfectamente el producto, así como las tendencias del mercado, gustos y preferencias tanto de sus clientes como los clientes potenciales. 
• Establecer objetivos de venta según las capacidades del comercial a la hora de vender. 
• Capacidad de prever y adaptarse a cualquier cambio que se pueda producir en el producto. 
• Saber comunicarse con el cliente para convencerlo que adquiera los productos o servicios. 
• Es el encargado de realizar un seguimiento y contrastar con el cliente el nivel de satisfacción. 
• El departamento comercial ha de ser capaz de dar respuesta a todas las dudas y problemas que le puedan surgir con el producto antes y después de su adquisición.

Cuando el departamento comercial y el de calidad trabajan juntos en el diseño de las fichas técnicas

Como hemos podido comprobar en el apartado anterior, el departamento de calidad es el que se encarga de que el producto o servicio cumpla con la normativa y los requisitos y exigencias de la empresa, pero también del consumidor. Por lo que hace al departamento comercial, éste es el encargado de conocer a la perfección al cliente: sus necesidades e intereses. 

Que la creación de las fichas técnicas recaiga sobre el área comercial y la de calidad, ayudará a convertirlas en una potente herramienta de venta. Obtendrás un catálogo de producto con la información necesaria e imprescindible, que ayudará al cliente a hacerse una idea del producto o servicio y cómo éste le puede ayudar antes de adquirirlo o verlo físicamente. 

El área comercial conoce a la perfección el producto y el cliente y el área de calidad los requisitos legales y técnicos que debe cumplir. 

Es por eso, que los dos unidos, conseguirán crear una ficha técnica comercial perfecta para que el cliente pueda hacerse una idea de cómo dicho producto o servicio puede cubrir todas sus necesidades, así como, conocer sus especificaciones técnicas y funcionalidades para hacerse una idea clara de cómo es el producto y cómo le puede ayudar sin haberlo visto antes. 

Software SaaS, herramienta perfecta para trabajar colaborativamente en la creación de fichas técnicas

Existen herramientas SaaS, conectadas con tu ERP, como por ejemplo Dwit, que te ayuda a diseñar fichas técnicas de manera muy fácil e intuitiva gracias a sus numerosas plantillas, con el objetivo que desde su plataforma puedas modificarlas y compartirlas con quien tú quieras y cuando quieras.

Dwit te permite trabajar de forma colaborativa, automatizar la gestión de tus fichas técnicas, comunicarte de manera más fluida y directa con tus compañeros y clientes, evitar cientos de versiones de un mismo documento minimizando errores e incrementar tus ventas. 

Gracias a herramientas SaaS, tus departamentos trabajarán de manera alineada para poder sacar el máximo provecho a tus fichas técnicas. 

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