El reporting comercial online, pieza clave para mejorar tus resultados de ventas

El informe de ventas no es nada más que un documento, normalmente mensual, donde se recopila todo lo que ha sucedido durante un período de tiempo determinado en el departamento comercial: Cuántas ventas ha habido, cuántas oportunidades de venta se han generado, cuántos nuevos contactos se han creado, etc. Una manera de llevar el control de lo que está sucediendo para que puedas ver si vas por buen camino para conseguir tus objetivos.

Pero aparte de este informe de ventas, encontramos el reporting comercial, es decir, un informe que se redacta tras haber hecho una visita comercial con un cliente con información relevante para las relaciones futuras con este: Sus intereses, necesidades, inquietudes, problemáticas…

Un informe que hasta la fecha se hacía de manera manual y que se tenía que esperar a llegar a casa o a la oficina para rellenar el excel o papel reglamentario. Sin embargo, con el paso del tiempo, este se puede realizar de manera online en cualquier momento y desde cualquier lugar.

¿Qué diferencias hay entre el reporting online vs al tradicional?

Ahorro de costes, mayor eficiencia del departamento comercial y ahorro de tiempo son algunas de las ventajas de realizar los reportings de manera online. Además, al realizar reportes tradicionales se corre el riesgo de no aprovechar toda la información. No hay geolocalización y los datos no están sincronizados.

Estas son alguna de las ventajas de los reportings online:

Facilitar la gestión comercial.
Mejorar la relación con los clientes.
Consultar la información histórica del cliente en cualquier momento.
Reportar cualquier informe de manera inmediata en cualquier momento y lugar.
Recoger información y datos clave en la misma reunión.
Tener a mano los reportes anteriores por si debes consultarlos.
Aumentar el conocimiento sobre el cliente.

¿Por qué son importantes los reportings comerciales?

El reporting comercial nos ayuda a conocer determinados aspectos del potencial cliente, que nos pueden servir para realizar nuestras estrategias comerciales para que se convierta en cliente final.

Nos ayudará a hacernos una idea de cuáles son sus necesidades, inquietudes, problemas a resolver… Y como nuestros productos o servicios pueden ayudarle.

Pero para poder demostrar que nuestro producto es lo que necesita, deberemos realizar una serie de acciones para que se pueda dar cuenta de ello.

Acciones a realizar basadas en el reporting comercial

Durante la visita comercial

La visita comercial será la primera acción de todas, puesto que lo que nos interesa es conocer al potencial cliente para saber cómo actuar durante el proceso de venta y se convierta en cliente final.

Para ello, en las visitas comerciales es bueno que el comercial se apoye en un catálogo de los productos. De esta manera, se puede mostrar todo lo que ofrece la empresa y tener una comparativa de los productos para saber cuál es el más adecuado para él.

Estos catálogos pueden estar basados en las fichas técnicas comerciales de la empresa. Por ejemplo, existen softwares como Dwit, que permiten diseñar fichas técnicas de forma fácil y rápida, convirtiéndolas en un catálogo online que el comercial puede utilizar en sus visitas, evitando así, tener que ir con el catálogo físico que puede estar desactualizado. Los catálogos online son fáciles de actualizar y compartir, además de trabajar colaborativamente evitando cientos de versiones.

Además, al disponer del catálogo en versión digital, solo es necesario llevar un portátil o tableta encima.

Después de la visita comercial

Ya has realizado la visita y el reporting comercial recopilando información de tu cliente, es momento de utilizarla para crear una estrategia de venta acorde con este.

Para ello, deberás conocer sus pain points, es decir, aquellas problemáticas que tiene para mostrarle las ventajas del producto y cómo puede resolver sus necesidades. Para ello puedes utilizar diferentes herramientas:

Blog de empresa
Redes sociales
Folletos informativos
Descargables (ebooks, infografías…)
Vídeos
Demostraciones
…

En este sentido, el equipo de ventas y marketing deberán trabajar colaborativamente y de forma alineada para conseguir con éxito los objetivos de venta propuestos.

¿Qué debe incluir un reporting comercial?

El reporte comercial debe servirnos para realizar el informe de ventas. Para ello, este debe incluir información detallada del potencial cliente, puesto que dentro del informe de ventas deben aparecer todas las visitas comerciales que se han realizados durante el período que se está analizando.

Para ello, es importante que en el reporting aparezca:

Fecha y hora de la visita
Nombre de la persona visitada y cargo
Nombre de la empresa por la que trabaja
Descripción de la empresa
Debilidades de la empresa
Fortaleza de la empresa
Problemáticas que tienen
Inquietudes
Necesidades
Resumen de lo hablado en la reunión

Para conseguir que la información llegue a todos los departamentos de la empresa, contar con un ERP, donde integrar todas tus otras herramientas, será la solución ideal para que tus departamentos trabajen de forma alineada y toda la información esté accesible para todos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

La eficacia y la productividad son la clave que van a marcar la diferencia en tus procesos de ventas. La digitalización no solo aporta valor a tu empresa, sino que también permite un mayor conocimiento de tu cliente, una gestión más eficaz, un mayor control de los procesos y una atención al cliente más ágil, incrementando así su satisfacción.