Cómo crear fichas técnicas de forma colaborativa mediante un software SaaS

Permíteme hacerte una pregunta: ¿Cómo creas tus fichas técnicas?

Mediante Word
Mediante Excel
Mediante un software SaaS específico o ERP

Si has escogido “Mediante word” es que no dispones de las herramientas adecuadas y la digitalización en tu empresa todavía no ha llegado, ralentizando el trabajo de tu equipo comercial.

Si has escogido “Mediante excel” es que te sientes cómodo con el método tradicional y no has buscado o descubierto nuevas maneras, más eficientes de generar tus fichas técnicas.

Si has escogido “Mediante un software SaaS específico o ERP” es que tu empresa está a la última en tecnología y apuestas por la transformación digital, algo imprescindible para garantizar el futuro de cualquier empresa hoy en día, gracias a la automatización de tareas, que ayudan a agilizar los procedimientos que antes se hacían de manera manual.

Todos, a estas alturas, ya somos conscientes de la importancia de apostar por las nuevas tecnologías y la introducción de softwares que te ayuden a llevar una gestión y control de tu empresa mucho más eficiente y adaptado a los retos y oportunidades del mercado actual como por ejemplo ERP y CRM y que te aportan una ventaja competitiva.

No obstante, todavía son muchas las empresas que a la hora de crear sus fichas técnicas apuestan por el excel o el word, puesto que disponen de plantillas específicas para su creación, no obstante, obvian herramientas específicas para la creación y gestión de ficha técnicas, que permiten: controlar el idioma, controlar quién ha modificado la ficha, gestionar el envío a clientes desde la misma plataforma, entre muchas otras ventajas que un ecosistema word o excel no te permite.

Hoy te quiero hablar de Dwit, un software SaaS específico para la creación de fichas técnicas de manera fácil, intuitiva, automatizada, colaborativa e integrado con tu ERP.

Cómo crear fichas técnicas de forma colaborativa mediante un software SaaS

¿Qué es Dwit?

Desde Cimkey hemos desarrollado Dwit, un software que te ayuda a diseñar fichas técnicas de manera muy fácil e intuitiva gracias a sus varias plantillas predeterminadas (también puedes crear tu propio diseño y cambiarlo cuando quieras), con el objetivo que desde su plataforma puedas modificarlas y compartirlas con quien tú quieras y cuando quieras.

Su finalidad es que dispongas de un espacio donde presentar tus fichas técnicas (como tu propio catálogo online), para que puedas convertirlas en una potente herramienta de ventas.

Libera a tus comerciales de ir arriba y abajo con cientos de catálogos en sus visitas, dándoles una herramienta que permita hacerlo todo de manera digital, evitando desplazamientos innecesarios, sobre todo ahora que el teletrabajo se ha convertido en una realidad cada vez más presente.

¿Qué puedes hacer con Dwit?

Trabajar de forma colaborativa

Tú, tus compañeros y los clientes que tu elijas, tendrán acceso inmediato a las fichas técnicas. Además de poder modificarlas, compartirlas, crear de nuevas o borrarlas (siempre que se tengan los permisos de administrador o colaborador. Los usuarios con permisos “sólo lectura” no podrán editar ni borrar las fichas, sólo verlas).

Los ERP fomentan el trabajo colaborativo, permitiendo trabajar en un mismo documento a la vez, sin necesidad de generar mil versiones distintas, evitando así duplicidades, pérdida de información o errores en las versiones. Consigue que tu equipo I+D y comercial trabajen de forma alineada, con una misma estrategia y unos mismos objetivos.

Automatizar la gestión de tus fichas técnicas

Dwit te permite automatizar la gestión de miles de datos de forma fácil y rápida. Por ejemplo, cada vez que modifiques una ficha técnica, las personas que tengan acceso a ella, les llegará una notificación y podrán ver los cambios de manera inmediata.

Comunicarte de manera más fluida y directa con tus compañeros y clientes

Al poder compartir tus fichas técnicas en un clic, la comunicación se vuelve directa y fluida. Tus clientes pueden estar siempre al tanto de las modificaciones y sólo ver aquellas fichas técnicas que de verdad les importe, sin necesidad de verlas todas o perderse en un mar de fichas técnicas desactualizadas (cosa que pasa con los catálogos impresos, tenerlos siempre actualizados es un verdadero reto tanto a nivel de trabajo como de costes).

Evitar cientos de versiones

Cuando tienes decenas de versiones de un mismo documento, hay peligro que nunca termines trabajando con la última versión de todas o que haya errores. Trabajando con un SaaS para la creación de fichas técnicas, este es un problema del que puedes despreocuparte. Esto se debe a que puedes ocultar las versiones que no están vigentes sin tener que eliminarlas por si necesitas recuperarlas. Además, dispones de un sistema de control de cambios para ver quién ha hecho las modificaciones en el documento.

Incrementar tus ventas

Al convertir tus fichas técnicas en un catálogo online podrás utilizarlo como una herramientas de ventas para mostrar información sobre el producto a tus clientes y que puedan verlo antes de adquirirlo. Un buen diseño te ayuda a posicionar como marca, aumentando las posibilidades de venta. Un dato importante, el 87% de los usuarios no confía en aquellas marcas que aportan información pobre e insuficiente.

Dwit, una herramienta conectada con tu ERP

Dwit es un software pensado para que se integre de manera fácil y rápida con tu ERP. De esta forma, podrás traspasar todos los datos que necesites directamente a la plataforma de Dwit. Además, en caso de actualizar todos tus datos en Dwit, estos se actualizarán de manera automática en tu ERP.

Trabajarás en una única herramienta sin necesidad de ir cambiando de solución, según lo que estés haciendo en ese momento. Todo queda integrado en un mismo espacio.

Y esta es la manera como Dwit te ayuda a crear fichas técnicas de forma colaborativa. ¿Qué te ha parecido? ¿Tienes alguna duda? Nuestra consultora Ana estará encantada de resolver todas tus necesidades. Puedes contactar con ella en el siguiente enlace.