¿Crear fichas técnicas de manera interna o externa?

Externalizar un servicio puede ayudarte no sólo a reducir costes, sino también a ampliar tu actividad empresarial sin afectar la productividad y sin necesidad de realizar horas extras. Hasta ahora, lo más común era externalizar departamentos como Recursos Humanos o IT. Sin embargo, hoy también se externalizan áreas de marketing o logística, lo que demuestra que cada vez más empresas buscan optimizar sus recursos.

La externalización forma parte del día a día de muchas compañías y no es de extrañar que te lo estés planteando también en tu negocio. De hecho, algunas organizaciones han llegado a considerar si conviene crear fichas técnicas de manera interna o externalizada, una decisión clave cuando se trata de gestionar productos y mantener la competitividad en el mercado.

Optar por crear fichas técnicas internas permite tener un mayor control sobre la información del producto, su calidad y su presentación comercial, mientras que externalizarlas puede parecer atractivo por el ahorro de tiempo, aunque conlleva riesgos de pérdida de precisión y alineación con la estrategia de ventas. Por eso, cada vez más empresas se preguntan cuál es la mejor alternativa para aprovechar las fichas técnicas como herramienta de marketing y ventas, en lugar de verlas solo como un documento técnico. 

La importancia de las fichas técnicas en la empresa

Muchas compañías siguen viendo las fichas técnicas únicamente como documentos de carácter técnico, usados más para la comunicación interna que para la relación con clientes o distribuidores. Sin embargo, la realidad es que su potencial es mucho mayor.

Una ficha técnica bien diseñada se convierte en una herramienta de marketing que:

• Mejora la experiencia del cliente al ofrecer información clara y completa.
• Transmite confianza y profesionalidad en la presentación del producto.
• Aporta soporte directo al equipo de ventas y al área comercial.
• Puede integrarse en un catálogo online, facilitando la decisión de compra en e-Commerce.

En lugar de considerarlas una tarea tediosa o una obligación burocrática, las empresas que han comprendido su valor las utilizan como estrategia de comunicación y ventas.

¿Por qué externalizar fichas técnicas?

Principalmente, para ahorrar tiempo a los equipos comerciales, de calidad y de diseño. Sin embargo, muchas empresas aún no son conscientes del potencial que tienen las fichas técnicas de productos como herramienta de ventas, y las siguen utilizando únicamente como documentos técnicos o de comunicación interna.

En esos casos, la creación se percibe como una tarea tediosa y poco productiva. Pero la realidad es que una ficha técnica bien diseñada puede convertirse en un recurso clave de marketing y ventas, especialmente en los e-Commerce, donde son el escaparate más efectivo para presentar productos online.

Crear fichas técnicas de manera interna: la mejor opción

Aunque externalizar puede ser útil en tareas mecánicas, la elaboración de fichas técnicas requiere un conocimiento profundo de la empresa, sus valores, sus procesos y, sobre todo, de los clientes.

Hoy en día, una ficha técnica no solo incluye especificaciones del producto, sino también:

• Descripción clara y detallada.
• Características y funcionalidades.
• Beneficios y ventajas competitivas.

Este nivel de detalle y enfoque comercial solo puede lograrse cuando la creación se hace de manera interna y colaborativa.

¿Qué departamentos deben participar en la creación de fichas técnicas?

• Ventas: conocen al cliente, sus intereses y necesidades.
• Marketing: aportan estrategias y mensajes orientados al consumidor.
• Diseño: convierten la información en una ficha técnica atractiva y visual.
• Calidad: garantizan que todo cumpla los estándares de la empresa.

El trabajo conjunto permite obtener fichas técnicas mucho más completas y con un enfoque marketiniano, listas para ser usadas también en un catálogo de ventas online.

¿Qué pasa con el tiempo invertido en fichas técnicas?

Uno de los principales retos para las empresas es el tiempo que consumen sus equipos al crear fichas técnicas, especialmente cuando se busca darles un uso comercial. Por eso, algunas consideran externalizar el proceso.

La buena noticia es que hoy existen herramientas tecnológicas específicas, como el software SaaS de Dwit, que permiten crear fichas técnicas de forma interna, rápida y automatizada.

Dwit: software para crear fichas técnicas fácilmente

Dwit es una herramienta diseñada para crear, gestionar y compartir fichas técnicas de manera colaborativa.

Ventajas de Dwit para la creación de fichas técnicas

• Trabajo colaborativo: equipos y clientes pueden editar, ver y compartir fichas en tiempo real, sin duplicados ni múltiples versiones.
• Automatización de cambios: cada modificación genera una notificación automática para los usuarios con acceso.
• Comunicación directa: tus clientes siempre estarán informados de las actualizaciones.
• Catálogo online: convierte tus fichas técnicas en un catálogo digital de productos para potenciar las ventas.
• Plantillas prediseñadas: diseña fichas técnicas con plantillas profesionales o crea tu propio estilo personalizado.

Conclusión

En la decisión de crear fichas técnicas internas o externas, la mejor opción es hacerlo dentro de tu empresa y apoyarte en una herramienta que te facilite el proceso. La externalización es recomendable solo para tareas que no requieran conocimiento profundo del producto ni creatividad estratégica.

Con Dwit podrás optimizar la creación de tus fichas técnicas, ahorrar tiempo y transformarlas en una herramienta comercial clave para tu negocio.

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