¿Crear fichas técnicas de manera interna o externa?

Actualmente, externalizar se ha convertido en una práctica muy popular en las empresas, puesto que les permiten, no sólo reducir costes, sino ampliar su actividad empresarial sin que la productividad se vea afectada y sin necesidad de realizar horas extras. Hasta la fecha, el departamento de Recursos Humanos o IT eran los que más se externalizaban. No obstante, actualmente también se hace con el departamento de marketing o logístico.

La externalización forma parte de nuestro día a día y no es de extrañar que te lo estés planteando también en tu empresa. Quizá te sorprenda, pero muchas empresas como la tuya se han llegado a plantear incluso crear sus fichas técnicas de forma externalizada. ¿Por qué? Sobre todo para ahorrar tiempo al equipo comercial, de calidad y de diseño.

Todavía hay muchos negocios que no se han dado cuenta del potencial que tienen éstas y cómo se pueden convertir en una potente herramienta de ventas, sino que simplemente las crean como un documento puramente técnico, más para comunicación interna que externa. Es por eso, que su creación la encuentran tediosa y “una pérdida de tiempo” por así decirlo, cuando podrían dedicarlo a otras acciones de mayor valor para ellos.

Realmente los que sí han visto su gran potencial son los e-Commerce, puesto que es la manera más efectiva que tienen para presentar un producto en su sitio web.

Entonces, ¿crear fichas técnicas de manera interna o externa? Nosotros siempre insistiremos en que lo hagas de manera interna. ¿Por qué? te lo explicamos.

Apuesta por la creación de fichas técnicas de manera interna

Como hemos comentado, externalizar es una manera de ahorrar tiempo a tus empleados en la realización de tareas muy mecánicas o que no requieren de su atención directa. No obstante, este no es el caso de las fichas técnicas.

El concepto de ficha técnica ha evolucionado, ya no sólo nos referimos a documentos con especificaciones técnicas sobre un producto o servicio para su uso y transporte, sino que éstas, actualmente, sobre todo a la hora de vender digitalmente, son el escaparate de un producto o servicio. Son la forma más efectiva de presentarlo (descripción, características, funcionalidades, ventajas, etc.).

Pero para poder hacerlo de forma correcta y vendedora, debes conocer a la perfección a tu cliente ideal, los valores de tu empresa, cómo trabajáis y al producto. Una información difícil de poseer si no estás al día a día de la empresa y no trabajas exclusivamente en ella.

Por esta razón insistimos en que crees las fichas técnicas de forma interna y además, con el departamento de calidad, ventas y marketing y diseño de forma conjunta y alineada. Esto se debe a que:

El departamento comercial tiene información sobre el cliente (cómo es, sus intereses, necesidades…)
El departamento de marketing tiene las herramientas necesarias para crear estrategias y mensajes enfocados exclusivamente al cliente.
El departamento de diseño tiene la creatividad necesaria para convertir un texto plano en una ficha técnica atractiva y visual para llamar la atención del usuario.
El departamento de calidad es el encargado de asegurarse de que salgan todas las acciones realizadas con la calidad requerida para la empresa.

De esta manera, se obtiene información mucho más precisa sobre el cliente y se puede crear una ficha técnica con una visión comercial y marketiniana. De esta manera, aprovecharlas no sólo de manera interna, sino para crear un catálogo de ventas online.

Sin embargo, una de las principales preocupaciones de las empresas es la cantidad de tiempo que invierten sus departamentos en la creación de dichas fichas técnicas y sobre todo, si se les quiere sacar partido comercial. De aquí la razón que se planteen externalizarlas. No obstante, actualmente encontramos herramientas tecnológicas específicas para la creación de fichas técnicas como el SaaS de Dwit.

Gracias a Dwit podrás crear fichas técnicas internamente de forma fácil, rápida y automatizada

Seguro te han dicho muchas veces: “Si quieres un trabajo bien hecho, hazlo tú mismo”, ¿verdad? Pues con las fichas técnicas pasa un poco lo mismo. ¿Quién podrá crearlas mejor que tú que conoces el producto, la empresa y el cliente a la perfección?

Dwit es una herramienta específica para la creación de tus fichas técnicas de manera colaborativa y automatizada. ¿Qué permite?

Trabajar colaborativamente: Tus clientes y tus compañeros tendrán acceso inmediato a las fichas técnicas para verlas, editarlas, compartirlas, crear de nuevas o eliminarlas (dependiendo el nivel de privilegios que les hayas dado) pudiendo así, trabajar en un mismo documento a la vez, sin necesidad de generar mil versiones.
Automatizar la gestión: Cada vez que modifiques una ficha técnica, las personas que tengan acceso a ella, les llegará una notificación y podrán ver los cambios.
Mayor comunicación: Tus clientes estarán siempre al tanto de las modificaciones.
Convertirlas en un catálogo de ventas online: Al convertir tus fichas técnicas en un catálogo online podrás utilizarlo como una herramienta de ventas para mostrar información sobre el producto a tus clientes y que puedan verlo antes de adquirirlo.

Un software que te ayuda a diseñar fichas técnicas de manera muy fácil e intuitiva gracias a sus varias plantillas predeterminadas (también puedes crear tu propio diseño y cambiarlo cuando quieras).

En conclusión, para la creación de tus fichas técnicas es mejor que lo hagas de manera interna y externalice otros tipos de trabajo que no requieran la creatividad o conocimiento profundo de tu producto. Para ello, recomendamos que utilices herramientas que te ayuden a agilizar su creación como Dwit.

Si quieres ver el funcionamiento de Dwit de primera mano, te invitamos a realizar una DEMO con nosotros.