7 recomendaciones clave para mejorar tus fichas técnicas de producto

Crear una ficha técnica de un producto puede parecer una tarea simple, pero es mucho más que una hoja con especificaciones. Este documento es clave para garantizar la calidad, seguridad y cumplimiento normativo, especialmente en sectores como cosmética, química, alimentos o farmacéutica.

Aquí te compartimos 7 recomendaciones clave para mejorar tus fichas técnicas.

1. Detalla correctamente la composición del producto

Una ficha técnica clara y útil debe incluir todos los ingredientes o componentes, incluso aquellos que no son obligatorios por normativa. Esto permite mayor transparencia y facilita auditorías o procesos de certificación.

En sectores como cosmética o química, detallar completamente la composición es fundamental para cumplir con estándares como REACH o el listado INCI. 

2. Adapta la ficha técnica a los requisitos del mercado destino

Cada país tiene normativas técnicas propias, y una ficha técnica debe estar alineada con ellas. Lo que es válido en la Unión Europea puede no ser suficiente en países como México, Perú o Colombia.

Consulta las normativas aplicables en cada territorio donde se comercialice el producto.

3. Utiliza un lenguaje técnico comprensible y profesional

La redacción de la ficha debe combinar rigor técnico con claridad. No todos los lectores serán especialistas: proveedores, distribuidores o personal de planta pueden necesitar interpretar el documento sin ambigüedades.

Recomendamos usar terminología técnica precisa, pero acompañada de definiciones o descripciones claras cuando sea necesario. Una ficha legible mejora la comunicación y reduce el margen de error operativo.

4. Mantén actualizada la ficha técnica ante cualquier cambio relevante

Una ficha técnica es un documento vivo. Si se modifica la formulación, el proveedor de materias primas, el envase o cualquier especificación clave, la ficha debe actualizarse.

Gestiona versiones fechadas, registra los cambios realizados y archiva los históricos. Esto no solo mejora la trazabilidad, sino que te prepara para auditorías, inspecciones y procesos de calidad.

5. Incluye recomendaciones de uso, aplicaciones y condiciones ideales

Más allá de la composición, una ficha técnica de calidad debe indicar para qué sirve el producto, cómo debe utilizarse y en qué condiciones ofrece el mejor rendimiento.

Esto permite a distribuidores, técnicos o usuarios finales aplicar correctamente el producto y evitar problemas por mal uso. También aporta valor añadido al cliente y mejora la experiencia posventa.

6. Estandariza el formato y la estructura de tus fichas técnicas

Un diseño inconsistente entre fichas puede generar confusión y errores. Establece una plantilla unificada: misma jerarquía de información, mismas secciones, estilo visual coherente y tipografía clara.

La estandarización facilita el trabajo interno, proyecta profesionalismo y agiliza el análisis técnico de tus productos, especialmente si gestionas un portafolio amplio.

7. Utiliza un sistema centralizado para gestionar todas tus fichas

Trabajar con archivos en Excel, Word o PDF distribuidos en carpetas desordenadas es un riesgo. Puedes terminar utilizando versiones desactualizadas o con datos incompletos.

Un software especializado te permite centralizar la información, controlar versiones, asignar permisos y mantener toda la documentación técnica organizada y segura.

En DWIT, ayudamos a empresas de diferentes sectores a optimizar la creación, actualización y gestión de sus fichas técnicas de productos.¿Quieres saber cómo funciona nuestro sistema?
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