Herramientas y softwares para diseñar fichas técnicas

Excel, word y plataformas Adobe como Illustrator o InDesign (más utilizadas por el equipo de diseño y marketing) son las herramientas por excelencia que utilizan las empresas a la hora de crear sus fichas técnicas. Herramientas que hasta la fecha han funcionado medianamente bien, pero que con el paso del tiempo y la evolución de la tecnología se han quedado pequeñas a lo que necesidades se refiere, sobre todo por la falta de automatización.

Estas herramientas, a la hora de crear una ficha técnica, estaban pensadas para su impresión. Tenían un diseño estándar (o más personalizado si lo hacía el departamento de diseño y no el técnico o de calidad), se creaba una, se guardaba y se imprimía para generar un catálogo de ventas físico, que los comerciales presentaban en sus visitas. Un método que ha quedado totalmente obsoleto, sobre todo con la aparición de la movilidad empresarial y las visitas más online que físicas.

Unas herramientas que convierten un trabajo que podría ser fácil y dinámico en uno tedioso para el equipo comercial y de calidad. Las empresas evolucionan, así que necesitan herramientas que evolucionen al mismo ritmo que ellas.

Herramientas y softwares para diseñar una ficha técnica

A continuación, me gustaría presentaros unas cuantas alternativas para tu equipo comercial y de calidad a la hora de crear sus fichas técnicas, más allá del word y el excel, para optimizar su tiempo, agilizar procesos y que puedan dedicarse a lo que de verdad aporta valor a tu empresa, vender.

Herramientas

Existen numerosas herramientas con plantillas que permiten generar fichas técnicas de manera fácil y rápida, o bien diseñarlas directamente con diseño propio. No obstante, estas no se pueden compartir directamente desde la herramienta y las plantillas suelen ser muy estándar y poco personalizables.

Illustrator

Illustrator es la herramienta más personalizable de las que vamos a comentar. Esta herramienta puramente de diseño, permite crear una ficha técnica desde cero, con un diseño totalmente personalizable, pero con opción también a trabajar encima de una plantilla prediseñada para facilitarte el trabajo. Sin embargo, no tienes la opción de convertirlas en un catálogo online, a no ser que las recopiles todas una por una y con indesign diseñes tu propio catálogo, ni tampoco automatización. Es decir, esta herramienta no permite notificar automáticamente al cliente de una nueva versión, tampoco si se ha creado un nuevo idioma, etc.

Canva

Canva es otra herramienta estilo illustrator, pero totalmente online que te da diferentes plantillas, desde fichas técnicas hasta tarjetas, infografías, portadas de libros… Un espacio pensado para el diseño de diferentes tipos de documentos y que te permite tenerlos de forma online, y a diferencia de Illustrator, sí compartir tus diseños directamente desde la plataforma. No obstante, el nivel de personalización del diseño a veces queda muy limitado.

Softwares

Vistas las herramientas, es momento de empezar a hablar de los software específicos para el diseño y creación de fichas técnicas. SaaS pensados exclusivamente para la creación y gestión de documentos de producto.

Dwit (para todos los sectores)

Dwit es un software SaaS, pensado para el diseño de cualquier tipo de ficha técnica, sea para el sector que sea y del tipo que sea. Esta herramienta te permite:

Trabajar colaborativamente: Tus clientes y tus compañeros tendrán acceso inmediato a las fichas técnicas para verlas, editarlas, compartirlas, crear de nuevas o eliminarlas (dependiendo el nivel de privilegios que les hayas dado) pudiendo así, trabajar en un mismo documento a la vez, sin necesidad de generar mil versiones.
Automatizar la gestión: Por ejemplo, cada vez que modifiques una ficha técnica, las personas que tengan acceso a ella, les llegará una notificación y podrán ver los cambios.
Mayor comunicación: Tus clientes estarán siempre al tanto de las modificaciones.
Convertirlas en un catálogo de ventas online: Al convertir tus fichas técnicas en un catálogo online podrás utilizarlo como una herramienta de ventas para mostrar información sobre el producto a tus clientes y que puedan verlo antes de adquirirlo.

Un software que te ayuda a diseñar fichas técnicas de manera muy fácil e intuitiva gracias a sus varias plantillas predeterminadas (también puedes crear tu propio diseño y cambiarlo cuando quieras). Una herramienta específica para la creación y diseño de tus fichas técnicas, y que puede estar conectada con tu ERP, para unificar y simplificar el trabajo en una única plataforma.

FichaTec (sólo para el sector alimentario y Horeca)

A diferencia de Dwit, FichaTec es un software desarrollado solo para el sector alimentario y Horeca. Éste, al igual que Dwit, aparte de crear crear fichas técnicas, también permite crear cartas y escandallos de cocina para el sector Horeca. Además, se actualizan de manera automática y permite conectar directamente con tus clientes. Como principal ventaja, te ayuda a cumplir a rajatabla con el Reglamento 1169/2011 sobre la información alimentaria facilitada al consumidor. Una herramienta pensada para utilizarla en cualquier parte, dispositivo y para todos los eslabones de la cadena alimentaria.

eQgest (exclusivo para sector químico)

Software específico para la creación de fichas de datos de seguridad. Este software, está pensado exclusivamente para cumplir con las normativas REACH – GHS/CLP – ADR. Para la comercialización y uso de sustancias químicas se tienen que cumplir con unos reglamentos y normativas muy estrictas y eQgest, te ayuda a hacerlo de manera totalmente automática. Crea tus fichas de datos de seguridad de forma fácil e intuitiva. Además, al igual que Dwit, esta solución se puede conectar con tu mismo ERP.

Con estas soluciones, podrás automatizar procesos para optimizar el tiempo de tu departamento comercial y de calidad para que dediquen sus horas al cliente y a las ventas, y no tanto a la generación de fichas técnicas.